esta serie contiene dos grupos documentales. Por un lado, los llamados Libros de Circulares (2 unidades documentales), en los que se transcriben las circulares de los superiores (generalmente, Comisario Provincial y Definidor General) que llegan al convento, luego de ser leídas en voz alta ante la comunidad religiosa. El guardián es quien refrenda que cada copia se corresponda fielmente con la circular original. Estos libros son autorizados en visita canónica ordinaria por el Comisario Provincial, y son aprobados por la misma autoridad una vez finalizado.
Por otro lado, la serie también contiene las circulares emitidas por las autoridades superiores del Colegio y Convento San Carlos -guardián y, en algunos casos, discretorio-, dirigidas a los miembros de la comunidad religiosa que gobiernan. Estos documentos se presentan en hojas sueltas.

El grupo documental da cuenta del rol y de las funciones como autoridad máxima de este fraile, las cuales desarrolló manteniendo un intercambio fluido con la sociedad civil y con otras instituciones laicas, eclesiásticas (especialmente con sus superiores) y con el clero diosesano.
En cuanto a las temáticas en las que vemos su injerencia se pueden mencionar entre otras: su función como director de la escuela San Carlos (detallada en los reglamentos de la institución educativa), su participación como representante legal ante los asuntos jurídicos y su figura como referente de la Orden en eventos públicos organizados desde el estado municipal, provincial y nacional (Por ejemplo su concurrencia a actos o celebraciones públicas).

es la producción documental de la estructura orgánica superior de la institución. Representa la mayor parte del volumen documental del fondo por ser testimonio de una de las actividades más elementales en el desempeño institucional, por tener injerencia preponderante en la gestión y la responsabilidad última en el funcionamiento y cohesión institucional. Es el encargado del flujo documental interno/externo reflejado a través de normativas, correspondencia, comunicaciones, informes, actas y la documentación que expresa la gestión del personal humano.

la serie está conformada por todas las solicitudes que los diferentes guardianes fueron recibiendo en el ejercicio de su función a lo largo de la historia de la institución. Las solicitudes provienen de los miembros de la casa y refieren a diferentes temáticas: solicitudes de facultades, de subsidios, de limosnas para socorrer a parientes en problemas -dado que los frailes no podían ayudarlos directamente porque no podían poseer bienes-, de traslado a otras casas conventuales, solicitudes de días de descanso o eximición de tareas por enfermedad. etc. A su vez, se encuentran los expedientes de incorporación y desincorporación de religiosos a la Casa, que inician con la petición formal elevada por el postulante. El guardián inicia el expediente dando curso a la solicitud, eligiendo un Comisario y un notario que realicen interrogatorios a testigos según modelo presente en las Constituciones Generales, que recojan las llamadas informaciones jurídicas del postulante (partida de nacimiento, de bautismo, certificado de buena conducta, recomendaciones de otras autoridades eclesiásticas, etc.), para finalmente tomar la decisión en conjunto con el Discretorio. Este tipo de expedientes predominan en el último tercio del siglo XIX, con la llegada de nuevos miembros y la apertura del Colegio Seráfico. También se encuentran declaraciones efectuadas ante el guardián y testigos para la solicitud de ingreso a la Venerable Orden Tercera.